初創公司日常運營應繞開哪些法律“大坑”?

2016-11-18 11:42 來源:互聯網

雖然股權才是創業中最需要關注的核心法律問題,但是,初創公司在日常運營中也的確埋著不少法律“大坑”,本文提煉總結了有關公司運營中的一些日常法律風險,包括:公司籌建,經營場所,財稅問題,勞動問題,重大合同,政府監管合規,知識產權,爭議、訴訟和政府調查以上這八個方面需要注意的問題及其建議,希望創業者能繞開這些坑,早日進入公司發展的快車道。

一直有人想讓筆者分享關于初創公司日常運營需要注意的主要法律問題,一開始我是拒絕的,但是由于創業服務合作伙伴不斷反饋說應該幫創業小白們補充一些這方面的知識,于是筆者暫時放棄欣賞頭頂的“超級月亮”和耳邊的海浪聲,回到酒店寫了這篇文章。

一、股權是創業公司面臨的“核威懾”

筆者在與創業者分享股權相關問題時,通常會在現場向創業者們叮囑,股權是創業時最應當警惕的問題,與股權相關的有三個常見問題:

合伙創業股權分配與調整;

股權融資(VC/PE);

員工激勵(期權或限制性股權激勵)。

通俗的話來說,如果說下文要講到的其他法律問題在出現之后還能以一定代價來解決,那么,上述三個方面如果出現問題,解決起來的代價則很有可能將一個創業公司折騰得從1到0。針對上述幾個核心的股權問題,簡法幫已經發表過一系列文章,有興趣可以在簡法幫微信號查看。

關于股權方面的法律問題,足夠編纂一本書,但今天要與創業者分享的不是股權問題,而是初創公司日常運營需要注意的主要法律問題。

創業者的“月光”可能來自于自身的業務成功,也可能來自于資本等資源賦予的光芒,但永遠不能忘記自己不可能脫離法律的約束,就像月球擺脫不了地球的引力,作為律師出身的創業者,筆者希望向眾多創業者分享其他創業先行者的“戰爭故事”。

二、創業公司面臨的常規法律戰爭

1、公司籌建

無論是一人打江山還是合伙創事業,當公司的創始人有了想法之后的第一件事往往是去工商注冊一家有限責任公司。這聽起來很簡單,可這件事短則幾周,長則有可能拖上幾個月的時間,天真的創業者可能由此開始意識到創業的法律障礙,常見問題包括以下幾個方面:

公司名稱:名稱中最核心的是商號,其次是企業的行業或屬性,譬如:北京小桔科技有限公司,其中的小桔是商號,用來跟其他企業相區分,“科技”表明該公司的行業屬性,可能很少有人能猜出來這家公司是滴滴的公司。很大一部分公司都會遇到同樣的問題,自己的商標或者產品名稱(商標)沒法注冊為公司名稱中的商號,工商核名核不下來,為了盡快注冊公司,只好被迫用了臨時拼湊的幾個備用名字,最后用的時間久了,也就從了算了;

域名:如果說公司名稱還不足以讓創業者損失慘重的話,域名則不同了,身邊有不少創業者因為沒能根據自己的商號、商標等及時注冊到比較容易聯想和記憶的域名而吃了大虧,甚至有一些巨頭都不乏掏血本購買域名的案例,更多創業者只能委曲求全使用前綴(字母i?)或后綴(數字)以及各種創新和變形的域名,當然其結果可能是吃啞巴虧;

商標:更加令人郁悶的事情是,公司和域名注冊下來了,產品經過一年有余也打出了名氣,結果發現商標被人搶在前邊注冊了,可能是沒有事先檢索,也可能是沒檢索到在前的沖突商標,甚至是根本無法檢索出來,但此時木已成舟,究竟是推倒重來還是揣著炸彈繼續沖?這是個難題。如果各位需要案例,盡管去各種“頭條”新聞中去找。

簡法幫建議:為了提高效率、節約成本,通常建議創業者分四步走:

第一,創業者需要準備3-10個心儀的商號或(文字)商標,按優選順序排列成一個清單;

第二,在域名注冊網站上查詢相關域名(譬如拼音全拼)是否可以注冊,如果最相關域名無法注冊,就果斷放棄該選擇;

第三,核實清單中商號或商標是否可以注冊公司名稱和商標,去當地工商局官網查詢相關企業名稱是否已經被占用,最好能擴大范圍到全國和各省級工商局網站以及搜索引擎上去核實是否存在占用情況,劃去被占用的選擇;

第四,到國家商標局網站查詢是否已經被人申請了商標,同上劃去被占用的選擇。

走完這四步,創業者可能會發現可用的選擇真的不多,最理想的選擇早被人占用了,這也是為什么很多創業者注冊公司需要幾個月時間的一種情形。同時,需要注意的是,域名注冊便宜且速度快,遇到合適的域名一定要及時注冊,即使最后用不上也就浪費幾十塊,還有不少創業者發現前幾天查詢可用,過幾天就被搶注了,這也不排除有人利用機器搶注的情況,有興趣的讀者可以去看看蔡文勝的發家史。

此外,域名和商標存在到期續展的問題,尤其是域名,創業者需要及時關注和續展。

2、經營場所

設立公司之初,創業者就要為公司選擇合適的經營場所了,但是把經營場所單拉出來,是因為經營場所的問題不僅僅限于公司注冊階段,這里無需再向創始人強調法律之外的地理位置、交通、商務需求以及入駐優惠等非法律因素,公司經營場所常見的法律問題包括以下幾個方面:

虛擬地址:虛擬地址是歷史遺留的問題,截至目前為止,中國絕大部分地區不允許虛擬的注冊地址,也就是久遠時代所講的“皮包公司”,公司營業執照規定的是其注冊地址,而實際辦公的是其實際運營地址,兩者不一致可能面臨工商處罰等風險;

異地派遣:與虛擬地址類似,如果公司在外地(跨省或跨區縣)派遣人員辦公,在當地構成業務經營的,可能需要在當地設立分子公司,否則也可能構成無照經營,面臨同樣的法律風險;

地址遷移:創業公司可能基于價格、優惠承諾等某些因素的考慮選擇不合適的注冊地,之后再想跨區域遷移卻發現,基于地方政府稅務收入等原因,注冊地址選定后可能很難遷到區外,因此應慎重決定公司注冊的區域。

簡法幫建議:

除非當地工商部門明確允許,注冊公司應當盡量謹慎選擇虛擬的注冊地址,譬如一些中介機構以每年萬元左右的價格推薦給你的注冊地址,可以想象到XX市無人區(縣)辦理各種政府手續的成本,更遑論從該無人區遷出的頭疼,你可能寧愿關掉這樣的公司(當然手續也很麻煩),再重新注冊一家新公司。

選定注冊(經營)地址后,應與出租方簽署正規租賃合同,查看其房產證原件,向工商核實可以用作自己公司的注冊(經營)地址,如出租方非業主,則應出示轉租同意,并核實好工商注冊的材料需求。

令人欣慰的是,上海自貿區等地已經開始允許公司注冊地址為一家無實際辦公場所的地址,集中辦公區或孵化器等創業服務場所也開始拿到集中注冊公司的資格,但創業者需要注意向工商部門核實,否則應當盡量保證注冊和經營地址的一致性。

3、財稅問題

財稅問題本不屬于法律專業人士的領域,但財稅問題在創業公司中問題尤為突出,在公司進入融資階段可能會集中爆發,最常見的問題至少包含:

賬務混亂:財務混亂簡直就像創業公司的一個標簽,很多創業公司簡單地請一個外包公司記賬,合同、款項、支付、發票等等各個方面的管理混亂不堪,許多情況公司不知、外包不曉,到融資的時候創始人可能會一問三不知;

依法納稅:公司不僅應依法、及時、足額申報繳納企業所得稅、增值稅(營業稅)等,還需要依法足額為全體員工代扣代繳個人所得稅。這不僅有稅務局盯著,嚴重情況下甚至可能會招致刑事責任,依法納稅問題也是很多投資人關注的重點。

簡法幫建議:

創業初期可以選擇外包公司處理財稅問題,但應當通過朋友推薦等可靠渠道尋找比較專業、值得信賴的外包公司,盡量做到賬目清晰,不會因為外包財務或公司財務人員流動而產生銜接問題。如果說早期業務較少,沒有太多太復雜的財務問題需要處理,外包公司還能應付的話,那么,公司發展到一定階段就應當及時聘請專職人員了,譬如公司進入融資階段,可以通過投資人等各方推薦聘用全職的專業財務人員。

4、勞動問題

創業公司的勞動問題也是一個問題比較集中的領域,尤其是考慮到創業公司勞動制度不夠規范,公司財力更加薄弱,人員流動問題比較突出的現狀,問題主要體現為:

勞動合同:盡管近幾年來越來越多的公司明白,聘用職工應當在入職之前簽署勞動合同,但很多創始人忽略了要求核心員工簽署保密協議或在勞動合同中加入保密條款,防止公司核心技術或信息(如客戶名單、商業模式等商業秘密)的外泄、擅自使用或被友商利用;

社保公積金:社會保險和公積金已經成為創業企業的重大負擔,創業公司不繳或少繳社會保險和公積金已經成為一種普遍的動向,甚至有些創業公司開始聽信專家的建議,考慮將人員“派遣”到成本較低的省份,但這些做法往往存在違規問題,一旦與員工發生爭議,企業就會處于很被動的境地。

簡法幫建議:

創業公司應該采用適當的版本與員工及時簽署正規的書面勞動合同,根據公司特點及員工工作性質還可能需要簽署保密和知識產權轉讓協議;對于關鍵員工,還要簽署競業禁止協議,競業禁止期限最長不得超過2年,公司需要向離職員工支付一定標準的經濟補償金;對于有志于融資甚至上市的創業公司,應當盡早開始為所有員工依法足額繳納社會保險和公積金。

5、重大合同

在筆者印象中,李嘉誠曾經說過,“沒有律師的意見,我不敢在合同上簽字”,創業公司沒法以首富的做法來要求創始人,但對創業公司來說,應該注意對公司最重要的合同進行專業性的把控,法律風險集中體現在以下重大合同:

最重要的合作方或客戶:投資人投資或收購方收購創業公司時,往往會要求公司提供前十名商業合作伙伴或客戶的名單(譬如:以給公司帶來的營業額大小為依據),及與前述商業合伙伙伴或客戶的合作合同、框架協議等文件,并且非常關注這些重要文件的效力、約束性以及有效期等因素;

金額較大的單項合同:同理,雖然各家創業公司的情況不同,但投資方或收購方往往會關注公司簽署的合同較大金額的合同,如果公司的合同中有一部分屬于大單,這些大單可能取決于公司的模式,決定公司的前景,也是創始人和投資人都需要關注的合同,合同的可持續履行可能對公司影響很大;

關聯交易合同:另外一類常見的問題合同是公司與其創始人、董事、監事及高級管理人員之間的關聯交易(包括借款、擔保等)合同。公司與公司創始人、董事、監事及高級管理人員直接或間接持股或控制的企業(如有)如果有關聯交易,不僅需要判斷是否存在利益輸送,還可能會因為交易不公平招致稅務問題。

簡法幫建議:

創業公司如果沒有預算聘請專業律師,難免會面臨合同上的一些缺憾,但創始人至少需要關注公司最重要的合同,盡可能聘請律師起草或審查,哪怕是制作一個可以反復使用的業務合同模板也強于臨時抱佛腳到網上拷貝自制,并要注意及時續期合同。

創業公司與其創始人、董事、監事及高級管理人員之間的關聯交易,尤其是股東借款、擔保等如果不能避免,至少應當按照獨立原則保證公平,既要避免創始人侵占公司利益,又要避免無文件證明的無限投入,避免公司和股東“一家人”混同的想法,將有限公司變成了一個無限責任的“無底洞”!

6、政府監管合規

政府監管可能涉及到公司的方方面面,有些領域的監管呈現出減負的趨勢,比如年檢已經變為年度申報,可以在線進行,創業公司面臨的監管合規問題主要體現在以下幾個方面:

設立和變更:國內公司注冊在前文已經提到,需要注意的是,如果公司采用境外架構安排(如VIE),創始人在設立每家境內外公司時,應依法獲得審批和登記。

行業監管:創業公司如果從事受政府監管的特殊行業,公司營業執照上的經營范圍也應包含其所從事的業務領域。為了獲取某些牌照,特定的公司要符合某些資質要求(比如申請ICP證的內資公司需要有相關的域名、商標等資產);

簡法幫建議:

為了合法和快捷地完成境外架構的搭建,公司應盡量選擇口碑好、業務好的代理(尤其是VIE架構搭建中的37號文登記),通常在融資律師的幫助下,保持和第三方中介機構的良好溝通。

公司設立后,根據未來的業務要求,公司應盡早開始申請各類牌照和資質,并及時按照要求年檢。如果集團中某些公司已取得某類牌照和資質,應盡量用取得牌照和資質的公司運營有關業務,簽署有關業務合同。譬如:某子公司有增值電信的經營范圍,就應由該子公司從事有關增值電信業務,而不是用集團其他沒有牌照的公司去簽署有關業務合同,避免違規風險。

7、知識產權

知識產權主要包括版權(著作權)、專利權和商標權三個方面,對于技術類的創業公司來說,獲得知識產權壟斷保護的技術可能是公司最寶貴的財富之一,創業公司通常存在問題包括:

知識產權注冊:知識產權經過注冊賦予權利人一定范圍的壟斷,但注冊需要費用和時間,除了上文提到的商標注冊問題之外,專利權的申請和版權的注冊往往容易被創業者所忽略,實踐中已經碰到有些創業公司因為沒有注冊知識產權而損失了很大的溢價空間;

知識產權侵權:創業公司往往經濟能力有限,在創業初期不太注意侵犯他人知識產權的問題,但公司發展到一定階段以后,就會成為權利人重點打擊對象,比如在融資或上市的重要關口,就會有權利人“碰巧”寄來律師函。

簡法幫建議:

如果創業公司已經注冊完畢,應盡早將有關知識產權注冊在公司名下。在注冊公司之前,也可以暫時先將其注冊在創始人名下,如果是注冊在多人名下,就要處理好利益關系;像商標這樣暫時無法以國內個人名義注冊的,甚至可以考慮通過可控制的公司先行注冊,然后再轉讓,如果過于繁瑣,至少應當在創業公司設立后及時申請注冊選中的商標。

創業公司應當注意避免侵犯他人知識產權,如需使用他人知識產權,應以正規方式取得授權和許可。如果遇到權利人的權利主張時也不必驚慌,查清情況后再聘請專業人士處理,即使進入訴訟階段也還有談判的機會,而且創業公司畢竟沒有很強支付能力,權利人也會考慮到這一點。

8、爭議、訴訟和政府調查

任何創業者都不希望攤上官司,更不希望成為政府處罰或調查對象,下面是創業者常見的法律問題:

法律意識淡。汉芏鄷r候創業者被迫面對訴訟、爭議或政府調查,是源于創始人法律意識淡薄,商業模式設計不考慮法律監管框架,明知違規風險卻視而不見,或者不愿意花費時間、精力和資源盡早防范爭議、訴訟和政府調查的風險;

創始人過于糾結:還有些創始人對于爭議過于糾結,有的創始人會在經濟能力可承受范圍內,寧可放棄更加勝任的律師而選擇更低價的律師;更有人基于之前有限的經歷,堅持合同中的爭議解決條款必須約定在自己家門口的法院,從而損失掉重要的交易機會,這樣的糾結與法律意識淡薄同樣不可取。

簡法幫建議:

筆者在與創業者分享股權問題時經常坦誠地講,創業公司在股權問題上往往經受不起訴訟,就怕官司還沒結束,公司可能已經支撐不下去了,因為有爭議的公司股權投資人不敢投。但是,如果訴訟或者政府調查不可避免,也需要聘請專業人士綜合權衡并坦然面對。

更多時候,創始人應該多一些法律意識,能夠意識到專業人士處理爭議等法律問題的價值就在于,往往以可承受的費用就能起到挽回重大損失的回報。

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